2018年生產力回顧

——開始接觸GTD理論,開始使用各種生產力工具

大概是在去年,也就是2018年的1月開始,為了能更有效率地處理工作,開始接觸各種時間管理的方法,也開始試用一些生產力工具。

一年過去了,不管是方法上,還是工具搭配上,都有了一些小小的心得,可以在這裡分享一下。

#時間管理方法:GTD® (Getting Things Done)

由於沒有特別紀錄,現在無法回憶一年多前是怎麼接觸GTD理論的;以自身的經驗來說,GTD理論也不是能夠迅速學會並且實踐的東西。

自己從接觸以來,大概是斷斷續續地花了超過半年,才下定決心要去實踐它;並且又花了幾個月持續地調整及修正成適合自己的樣子,到目前為止也仍然在持續調整改善中。

我得要說,這是個非常棒的行為管理/時間管理方法,且無論是什麼工作或者生活方式,都有可借鏡之處 。但這並不是唯一的一種時間管理方法,甚至可能是比較難學習的,而且它沒有辦法治好「拖延症」。

|對我來說,GTD是什麼呢?|

我從GTD中學到的是一套流程,是可以將各種各樣的「東西」「收集,整理,回顧,執行」的流程,這四個步驟大概可以概要說明如下:

(註:這些步驟或名詞並非GTD理論的說明或教學,而是個人學習後的轉化思考。)

  • 收集:
    • 無論什麼任務、想法、計畫,甚至是靈光乍現的一個小念頭,都先收集再說。
    • 收集的方式可以是最簡單的一張紙,也可以是各種數位的紀錄方式,但最好固定,並且不要太多個地方收集。
    • 收集的作用是清空腦袋,腦袋不用再去記著一堆層級不同的事情,這些事情有的可能是簡單的待辦待購事項,有的可能是上司交辦的重要任務,如果都用頭腦記,不僅壓力大,也很難分清楚輕重緩急。
  • 整理:
    • GTD裡很有名的一個準則是, 任何一件事若是2分鐘內可以處理完的,就馬上把它完成。(這一點我覺得是不論任何工作類別、任何做事習慣,都能夠受用的處理準則)
    • 假設2分鐘無法完成,則每天(或自己調整)找一個固定的時間清空前一個步驟收集來的各種「東西(stuffs)」,判斷這些收集來的事情可否處理,不行的話就寄上一些標籤等待適合時機再處理;可以的話就把這些事拆解成為更小的很多個「行動(actions)」,然後幫這些行動「加料」。
    • 加料的方式是將這些行動安排優先級別、特定處理的時間、或者特定處理的情境。例如設定好「隔天上班要做的5件事」,或是「搭捷運過程中可以做的事」。這一個步驟我覺得是GTD的關鍵,也是最需要自己不斷地思考及嘗試的一個步驟,因為到底要把一件事情拆成怎樣程度的行動;又該設置怎樣的情境及優先級別,是很因人而異的。
  • 回顧:
    • 回顧是GTD理論裡面重要的一環,但我一直沒有認真當一回事,直到這兩個月才慢慢開始落實。
    • 當我真正把「回顧」當成一件重要的事,我才發現回顧的同時也是在幫助我更好地規劃下一個任務。因為回顧可以讓我自己誠實地面對那些一直不想去碰的任務,並且重新思考該如何讓這件事變得好執行一點。
    • 回顧的過程也可以迅速檢視一下已經完成的任務,假設還有相關的子任務或是支線任務在回顧時發現,也能夠重新收集進入這個任務流程。
    • 至於回顧的頻率也是看每個人、每件事情有所不同。一開始我會不把這當一回事,是因為我看到的相關文章,他們有的週週回顧,有的日日回顧,但有時候我一天只做了幾件事,實在沒必要完整回顧整個清單,久而久之就懶得理會了。
  • 執行:
    • 經過一整套處理的流程,配合適當的「情境/視角/過濾」設定(例如:上班專注時、通勤時、想睡覺時、每日例行事務等等),篩選出來的幾乎就會是「當下我最該做」或是「當下我最可以做到」的事,有點像是烤肉時火種放好了,木炭也擺好了,我在這個情境下唯一要做的只有點火就好。

以上這些流程當然不是GTD獨創或只有GTD才這樣子做事,不過對我來說這些方法我確實是從GTD學習的,而且是能夠從工作到生活的安排都適用的方法,對我來說2018年很重要的就是接觸並且逐步落實這套方法。

以後會持續分享GTD相關的內容及實踐的心得,本篇就先簡單分享到這裡。


#生產力工具

2018年過年前,我在臉書寫了一篇文,寫到:

這一個多禮拜以來,汲汲營營地想要學習高效率的時間管理方式,加上自動化的流程,除了自己本身是個工具控、器材控以外,最主要的目的是希望能夠應付將來的各種時間壓力挑戰。

一年過去,裡面有一點是我更加確定的: 我確實是個工具控

|嘗試、放棄、重新開始|

這一年下來的實踐經驗,讓我認識到自己很喜歡嘗試各種工具及方法來完成工作。

當然,這些嘗試的過程不會完全令人滿意,有些工具用一用總是找不到適合的使用場景或是使用訣竅,有的則是學習成本過高或是入手成本過高;但在不斷嘗試的過程中,還是慢慢地留下了值得長久使用的生產力工具們,也慢慢建構出一套自己的工作流程

舉例來說,前面提到的GTD理論,我是透過一個叫做 OmniFocus 的軟體在實踐的。但其實一開始使用時,也抓不太到要領,單純只是把它當成一個「超級無敵加強版的提醒事項(Reminders, Mac內建軟體)」來用而已。

甚至有好幾個月的時間,我連 OmniFocus 都沒用,只是靠著Mac內建的備忘錄(Notes, Mac內建筆記軟體)跟提醒事項來處理工作,因為 OmniFocus 的功能雖然非常完善,應有盡有;卻也非常複雜,需要花時間學習及調整。

大概是從去年10月開始,我突然覺得軟體都買了,應該要來認真使用 OmniFocus。下定決心後,我開始到處瀏覽其他人使用這個軟體的心得及技巧,這樣逛著逛著,竟然逛出了自己都沒想過的後續發展。

|好的工具們會自己聚在一起|

舉例來說,當我在尋找 OmniFocus的使用心得時,這篇介紹文的作者常常會順帶推薦其他優質的軟體或工具;而當我看了好幾篇 OmniFocus的文章,發現怎麼好多人都有推薦某一個軟體,就會忍不住想要去試用看看是不是真的那麼值得推薦。

就這樣一個牽一個,我不知不覺地接觸到了許多之前從來沒聽過的服務或軟體。很神奇的是,這些工具彼此之間通常整合度還很高。也就是說,一整套一起用,用起來更順手。

舉例來說,我現在愛用的筆記軟體 Drafts 在行動裝置端就有諸多 actions 可以快速將文字發送到我要的工具中,我可以寫一篇文章草稿、可以簡單記錄一件要做的事,或是用自然語言輸入一個行事曆行程,這些都可以透過 Drafts 與其他工具的整合迅速辦到。

|不斷問自己是否真的需要|

有了 OmniFocus 曾經半途放棄的經驗後,我在嘗試這些新工具前(或者說,購買前。)會認真問自己:我到底需不需要這個東西?如果沒有強烈地感覺到需要,那其實就是用不太到。畢竟工作上會面臨到的任務及問題還算固定,有些工具即使非常好用(例如繪圖、寫程式、或是影音剪輯等方面的好工具),我沒有什麼使用的需求,那麼就先不要用(買)。

經過這個判斷的過程仍能留下來的,就是我認為確實可以在工作及生活上提供幫助的工具。在2018年的最後幾個月,直到2019年的現在,我慢慢地累積,也開始使用這些能夠提供幫助的好工具,收穫很多。

至於具體到底用了哪些工具及服務?之後會列出清單,也會逐一介紹好用的、特別的、用過覺得不適合的,各種各樣嘗試的經驗及心得。

對我來說,會接觸這些工具,大多都是靠著網路上一篇又一篇的介紹及心得分享而來。我很喜歡看大家的各種分享、比較及取捨的過程,不僅可以看到不同人思考及解決問題的方式,更能夠在觀看、模仿、嘗試、反思的過程中,也獲得專屬於自己的體會。


#一年的差別

一年前我還從未接觸過GTD的相關理論;我處理工作的方式就是靠著備忘錄、提醒事項、行事曆完成;我的電腦裡有的大多是最普遍的軟體及服務,例如 Dropbox, Evernote, Google系列的 Drive, Gmail, Docs, Microsoft系列的Word, Excel, Powerpoint, 還有MacOS內建的一些基本軟體。

但一年過去,對於上述某些軟體及服務,我有了更好的替代選擇。某些則是更清楚了解使用的各種技巧及侷限,還有各種工具之間的互相深度整合。更重要的是,經過這一年的嘗試、實踐,及篩選,不管是工作方法還是協助的工具,都有了更多的認識及體會。但重要的是,即使有了這些輔助工具,需要自己不斷地思考及調整,才能找到最適合自己的使用方式吧。

接下來也會慢慢地在這裡分享我的生產力工具清單、各種軟體及服務的使用心得,以及實踐GTD理論的心得及反省。

若有任何問題或回饋,歡迎直接留言或是來信聯絡: contact@lunarconsensus.com 。

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